Doküman Kodu: 9.2.6.4
Revizyon No: 01
Revizyon Tarihi: 15.09.2026

BCI ChaIn of Custody Yıllık Öz-Değerlendirme Kısa Giriş

Sayın İş Ortağımız,

BCI Chain of Custody Standardı, sertifikalı tüm tedarik zinciri kuruluşlarının yılda bir kez öz-değerlendirme (self-assessment) yapmasını ve sonucu belgelendirme kuruluşuna göndermesini zorunlu kılmaktadır. Bu doküman; öz-değerlendirmeyi ne zaman yapmanız gerektiğini, şablonu nereden indireceğinizi, nasıl dolduracağınızı ve CERES’e nasıl göndereceğinizi özetlemektedir.

1. Öz-değerlendirme nedir, neden zorunludur?

Öz-değerlendirme, kuruluşunuzun kendi süreçlerini BCI CoC Standardı şartlarına karşı gözden geçirdiği yıllık bir iç kontroldür. Amaç herhangi bir uygunsuzluğu ya da iyileştirme fırsatlarını denetim gelmeden önce sizin tespit etmenizdir.

Sertifikalı olsun olmasın, BCI CoC Standardına uyan her tedarik zinciri kuruluşu için zorunludur (çırçırdan perakendeciye kadar).
Çoklu saha (multi-site) sertifikalarda her saha yıllık öz-değerlendirmeyi tamamlamak zorundadır; tüm sahaların tamamlamasını sağlamak Merkezi Fonksiyonun (Central Function) sorumluluğundadır.
Öz-değerlendirme sonuçları yıllık yönetimin gözden geçirme (YGG) girdilerinize dahil edilmelidir.

2. Şablonu nereden indireceksiniz?

Better Cotton Platform (BCP) → “Help” bölümü

Öz-değerlendirme yalnızca BCI’ın yayımladığı resmî şablon kullanılarak yapılmalıdır (CoC Guidance md. 1.2). Kendi hazırladığınız bir form kabul edilmez.

1. BCP hesabınıza giriş yapın.

2. Üst menüden “Help” bölümüne girin.

3. Self-Assessment şablonunu indirin ve bilgisayarınıza kaydedin.

3. Süreler — en kritik bölüm

Konu	Süre / Kural	Referans
İlk sertifika denetiminden önce	28 Şubat 2027’den önce başlayan ilk sertifika denetiminden önce öz-değerlendirme yapmış olmanız gerekmez. Bu tarihten sonra sertifikasyona başvuran kuruluşların öz-değerlendirmeyi tamamlamış olması beklenir.	md. 1.1
İlk öz-değerlendirme (sertifikalandıktan sonra)	İlk sertifika denetiminizden 3 ay sonra ile 12 ay sonra arasındaki dönemde yapılabilir. Tavsiye: uygunsuzlukları düzeltmeye zaman kalması için 9. ayı geçirmeyin.	md. 1.3
Sonraki yıllar	Yılda bir kez, yıldönümü tarihine göre. Tavsiye: yıldönümünden en geç 3 ay önce tamamlayın.	md. 1.3
Uygunsuzlukların düzeltilmesi	Öz-değerlendirmede tespit ettiğiniz her uygunsuzluk, öz-değerlendirmenin tamamlanmasından itibaren 90 takvim günü içinde giderilmelidir.	md. 1.7
Birden fazla güne yayılan değerlendirme	Değerlendirmeyi tek günde yapmak zorunda değilsiniz. 90 günlük süre son gün itibarıyla başlar; yıldönümü tarihi de tamamlanma günüdür. (Örn. 1–3 Mart’ta yapıldıysa yıldönümü 3 Mart’tır.)	md. 1.9
Çoklu saha (multi-site)	90 günlük düzeltme süresi son sahanın değerlendirilmesiyle başlar. Merkezi Fonksiyon, uygunsuzlukları beklemeden, tespit ettiği anda düzeltmeye başlayabilir.	md. 1.10
CERES’e gönderim	Tamamlanmış öz-değerlendirme, ilk sertifika denetiminizden itibaren 12 ay içinde belgelendirme kuruluşunuza iletilmelidir. Tamamlanmış sayılması için uygunsuzlukların da kapatılmış olması gerekir.	md. 1.11
CERES tarafında	Öz-değerlendirmeniz eksiksiz bulunduğunda, teslim alınmasından itibaren 30 gün içinde INTACT sistemine yüklenir.	md. 2.6

Örnek 1 — Tek saha

İlk sertifika denetimi: 15 Nisan 2025 → Öz-değerlendirme penceresi: 15 Temmuz 2025 – 14 Nisan 2026. Tavsiye edilen en geç tarih: Ocak 2026 (9. ay), böylece 90 günlük düzeltme süresi 12 ayın içine sığar.

Örnek 2 — Çoklu saha planlaması (geriye doğru sayım)

5 sahalı bir multi-site, saha başına 1 gün ayırıyor ve CERES’e teslim yıldönümü 31 Mart 2027:

• 31 Mart 2027 − 90 gün = 31 Aralık 2026 (değerlendirmenin bitmiş olması gereken tarih)

• 31 Aralık 2026 − 5 gün = 26 Aralık 2026 → değerlendirmeye en geç bu tarihte başlanmalı

4. Kim doldurmalı?

Öz-değerlendirmeyi, standardın tüm şartlarına uyumdan sorumlu Yönetim Temsilcisi yapmalıdır.
Yönetim Temsilcisi bu görevi devredebilir; ancak görevlendirilen kişi BCI CoC Standardı konusunda yetkin olmalı ve değerlendirdiği alandan bağımsız olmalıdır.
Örnek: satın almadan sorumlu kişi, standardın 3. bölümüne ilişkin öz-değerlendirmeyi yapmamalıdır.
Denetim sırasında CERES, öz-değerlendirmeyi atanmış Yönetim Temsilcisinin yaptığını bir önceki denetim raporundan teyit eder.

5. Nasıl doldurulur? — Adım adım

Kapsamı belirleyin. Öz-değerlendirme yalnızca sertifika kapsamınızdaki ve size uygulanabilir olan şartları kapsar. Kapsam dışı maddeleri “uygulanabilir değil (not applicable)” olarak işaretleyip gerekçesini yazın.
Taşeronları dahil edin. BCI pamuğunun ellendiği fason/taşeron sahalar değerlendirmeye dahil edilmelidir. Tüm ilgili şartlar uzaktan gözden geçirilip kanıtlanabiliyorsa, bu değerlendirme uzaktan (telefon görüşmesi ve doküman talebi ile) yapılabilir.
Her şart için kanıt toplayın. Her maddeyi “uygun / uygun değil (compliant / non-conformity)” olarak değerlendirin ve dayandığınız kaydı yazın (prosedür no, kayıt adı/tarihi, TC numarası, eğitim kaydı vb.). Boş bırakılan ya da yalnızca “uygun” yazılmış satırlar eksik sayılır.
Uygunsuzlukları açıkça kaydedin. Tam uyum sağlanmayan her alan için uygunsuzluk açın. Tespit etmek olumsuz değil, sürecin amacıdır.
Düzeltme ve kök neden. Her uygunsuzluk için acil düzeltme faaliyetini uygulayın; tekrarını önlemek için kök neden analizi yapmanız iyi uygulamadır. Tamamlanma tarihini ve kanıtını kaydedin.
90 gün içinde kapatın. Düzeltmeleri, öz-değerlendirmenin tamamlandığı günden itibaren 90 takvim günü içinde tamamlayın.
CERES’e gönderin. Doldurulmuş şablonu ve düzeltme kanıtlarını süre dolmadan iletin — sorularımız olursa yanıtlamaya vaktiniz kalır.
YGG’ye taşıyın. Sonuçları yıllık yönetimin gözden geçirmesi toplantınızın gündemine ekleyin.

6. CERES’e nasıl göndereceksiniz?

Doldurulmuş öz-değerlendirme şablonunu ve varsa düzeltici faaliyet kanıtlarını aşağıdaki adrese gönderiniz:

E-posta: textile@ceres-cert.com.tr

Konu satırı: BCI CoC Öz-Değerlendirme – [Firma Adı] – [BCP ID] – [Yıl]

Ekler:

1. Doldurulmuş self-assessment şablonu

2. Uygunsuzluk düzeltme kanıtları (varsa)

3. Multi-site ise her sahanın değerlendirmesi

4. Öz-değerlendirme sonuçlarının görüşüldüğü, imzalı Yönetimin Gözden Geçirmesi (YGG) dokümanı

Gönderiminiz eksiksizlik açısından uzaktan gözden geçirilir; bu bir denetim değildir. Gerekirse düzeltmeleri destekleyen ilave doküman talep edilebilir. Uygun bulunduğunda 30 gün içinde INTACT’taki firma profilinize yüklenir.

7. Süresinde göndermezseniz ne olur?

Uygunsuzluk açılan durumlar

Aşağıdaki hâllerde CERES, standart uygunsuzluk tablosunu kullanarak size uygunsuzluk açmak zorundadır:

• Öz-değerlendirme zamanında gönderilmediyse,

• Öz-değerlendirme eksik doldurulduysa,

• Tespit edilen uygunsuzluklar tam olarak giderilmediyse.

Uygunsuzluk, verilen süre içinde yeterli şekilde kapatılmazsa sertifikanız asgari 3 ay veya uygunsuzluklar kapatılana kadar askıya alınabilir. Öz-değerlendirmede ciddi risk tespit edilirse istisnai olarak gözetim denetimi talep edilebilir.

İyi haber

Öz-değerlendirmede kendi tespit ettiğiniz uygunsuzluklar, süresi içinde uygun şekilde düzeltildiği sürece sertifika durumunuzu etkilemez. Şeffaflık bu süreçte esastır — bulgu gizlemek değil, bulgu tespit etmek beklenen davranıştır.

8. Göndermeden önce son kontrol listesi

☐ BCP → Help bölümünden indirilen güncel BCI şablonu kullanıldı

☐ Değerlendirme, süre penceresi içinde yapıldı

☐ Yönetim Temsilcisi veya yetkin/bağımsız vekili tarafından dolduruldu

☐ Kapsamdaki tüm şartlar değerlendirildi, boş satır bırakılmadı

☐ Her madde için kanıt referansı yazıldı

☐ Taşeron/fason faaliyetler dahil edildi

☐ Multi-site ise tüm sahalar değerlendirildi

☐ Uygunsuzluklar kaydedildi, düzeltmeler 90 gün içinde tamamlandı

☐ Değerlendirmeyi yapan kişi, tarih ve imza eklendi

☐ Sonuçlar YGG’de görüşüldü, imzalı YGG dokümanı eke konuldu

9. Sık sorulan sorular

Tek günde bitirmek zorunda mıyım?

Hayır. Değerlendirmeyi günlere yayabilirsiniz; 90 günlük düzeltme süresi ve yıldönümü tarihi, tamamlandığı gün üzerinden hesaplanır.

Multi-site’ta sahalar kendi değerlendirmesini yapabilir mi?

Evet, pratik olan buysa her saha kendi öz-değerlendirmesini yapabilir. Ancak tüm sahaların tamamlamasını sağlama sorumluluğu Merkezi Fonksiyondadır.

Hiç uygunsuzluk bulamazsam sorun olur mu?

Olmaz; ancak kapsamdaki her şartın gerçekten değerlendirildiğini ve kanıtlandığını gösterebilmeniz beklenir. Kanıtsız “uygun” işaretlemeleri eksiklik olarak değerlendirilir.

Belgelendirme kuruluşumu değiştirirsem?

Öz-değerlendirmenizin durumu, devir tamamlanmadan önce eski belgelendirme kuruluşu tarafından yeni kuruluşa bildirilir; yeni kuruluş öz-değerlendirmenin gönderilip gönderilmediğini kontrol etmekle yükümlüdür.

Öz-değerlendirme incelemesi ücrete tabi mi?

Evet. https://ceres-cert.com.tr/teklif-al/ adresinde görebileceğiniz ücretler yansıtılacaktır.

Bu doküman, BCI Chain of Custody – Self Assessment Guidance ve BCI Chain of Custody Standard esas alınarak müşteri bilgilendirmesi amacıyla CERES tarafından hazırlanmıştır. Bağlayıcı metin, BCI’ın yayımladığı İngilizce orijinal dokümanlardır; güncel sürüm için bettercotton.org/document-library adresini kontrol ediniz. Sorularınız için CERES temsilcinizle veya helpdesk@bettercotton.org ile iletişime geçebilirsiniz.