BCI Gözetim Zinciri (ChaIn of Custody – CoC) Standardı Gerekliliklerine Kısa Giriş

1. Gözetim Zinciri (CoC) sertifikasyonu nedir ve kimleri kapsar?

• BCI Gözetim Zinciri Standardı, Fiziksel BCI Pamuğunun tedarik zinciri boyunca izlenebilirliğini ve doğru beyan edilmesini güvence altına alır.
• Fiziksel BCI Pamuğu satın alan, satan veya işleyen tüm tedarik zinciri organizasyonlarını kapsar: aracılar, çırçır işletmeleri, lif tüccarları, eğirme kapasitesine sahip iplik fabrikaları, eğirme kapasitesi olmayan fabrika ve tedarikçiler (kumaş fabrikaları, boyahaneler, iplik/kumaş tüccarları, entegre tesisler), nihai ürün üreticileri, tedarik (sourcing) acenteleri ve markalar.
• Standart, yalnızca birincil (virgin) pamuğa uygulanır; tüketici öncesi veya tüketici sonrası geri dönüştürülmüş pamuk materyallerini kapsamaz.
• BCI Pamuğunu fiziksel olarak teslim almayan tüccarlar, CoC Standardı Md. 1.4.2 kapsamındaki muafiyet koşullarının tamamını karşıladıkları takdirde muafiyetten yararlanabilir.

2. Gözetim Zinciri Modelleri

• Başvuru sırasında hangi modeli veya modelleri uygulayacağınızı bildirmeniz gerekir. Uygulanan model, satış ve sevkiyat belgelerinde belirtilir.

*Fiziksel BCI Pamuğunun BCCU’ya dönüştürülmesi geri döndürülemez ve nihaidir. Farklı modeller üzerinden gelen girdiler karıştırıldığında BCP çıktıya uygun modeli otomatik atar.

3. Yönetim Sistemi, Sorumluluklar ve Eğitim

• Kapsamınızın ölçek ve karmaşıklığına uygun, dokümante edilmiş bir yönetim sistemi kurulmalı ve sürdürülmelidir.
• Standardın tüm gerekliliklerine uygunluktan genel sorumlu bir yönetim temsilcisi atanmalı; her kritik kontrol noktasından sorumlu kilit personel tanımlanmalıdır.
• Yönetim temsilcisi değişikliği veya diğer önemli değişiklikler (unvan, ortaklık/mülkiyet, adres vb.) değişiklikten itibaren 15 takvim günü içinde sertifikasyon kuruluşuna e-posta ile bildirilmelidir.
• Yıllık gözden geçirilen ve eğitim kayıtlarıyla desteklenen bir eğitim planı uygulanmalı; ilgili tüm personel standardın gereklilikleri konusunda eğitimli ve yetkin olmalıdır.
• BCP’ye (Better Cotton Platform) veri girişi yapan tüm personel, BCI veya BCI onaylı üçüncü taraf sağlayıcılar tarafından verilen eğitimi tamamlamış olmalıdır.
• Yıllık öz değerlendirme BCI şablonu kullanılarak yapılmalı, tespit edilen uygunsuzluklar 90 takvim günü içinde giderilmeli ve sonuçlar sertifikasyon kuruluşu ile paylaşılmalıdır. Ayrıca yıllık yönetimin gözden geçirmesi yürütülmelidir.
• Şikâyetlerin etkin ele alınması ve uygun olmayan ürünlerin kontrolü için bir mekanizma bulunmalıdır; durumu doğrulanana kadar bu ürünler BCI Pamuğu olarak satılamaz.

4. Kayıt Tutma ve Saklama

• Denetimde asgari olarak şu kayıtların doğru, eksiksiz, güncel ve erişilebilir olması beklenir:

• Çırçır işletmelerinde ek olarak: üretici/çiftçi listesi; satın alma fişleri ve üretici ödeme belgeleri; giriş fişi; kantar fişi (satıcı bilgisi, tarih, saat ve ağırlık dâhil); tedarik/giriş kayıt defteri; yığın (heap) kayıt defterleri; balya/presleme kayıt defteri; işleme kayıtları ve çırçır randıman (outturn) oranı; fason üretici sözleşmeleri ve beyanları.
• Tüm kayıtlar asgari üç (3) yıl saklanmalıdır.

5. Alım ve Satım Belgelerinde Bulunması Gereken Asgari Bilgiler

6. Better Cotton Platform (BCP) Kullanımı

• BCP’deki kayıtların doğru ve güncel kalmasını sağlayan bir sistem bulunmalıdır.
• Satın alma ve satış işlemleri yalnızca organizasyonun kendi sorumluluğunda BCP’ye girilir.
• Markalar hariç olmak üzere, her Fiziksel BCI satışı BCP’ye girilmeli ve ilgili ticari belgeler yüklenmelidir.
• Denetimde, organizasyonun büyüklüğüne göre, gelen ve giden işlemlerden oluşan asgari 5 ila 15 onaylanmış işlem, kayıtların tamlığı açısından incelenir.

7. İzlenebilirlik ve Hacim Mutabakatı

• Fiziksel CoC modeli uygulayan organizasyonlarda her denetimde en az bir izlenebilirlik egzersizi yapılır: seçilen bir Fiziksel BCI ürün girdisi, gelen kayıtlar, dâhili izlenebilirlik kayıtları, işleme ve tedarik belgeleri üzerinden çıktılarla ilişkilendirilir.
• Girdi/çıktı hacim mutabakatı yapılır; BCI girdi miktarları, izin verilen kayıp ve dönüşümler dikkate alınarak, çıktı miktarlarıyla orantılı olmalıdır.
• Tüm Fiziksel BCI Ürünü ve Kütle Dengesi girdi-çıktılarına ilişkin yıllık toplu hacim özet raporu hazırlanmalıdır. Bu özet; envanter seviyeleri, dönüşüm (atık) faktörleri, atık kullanımı, fason üretim ve Fiziksel BCI ürününün Kütle Denkliğine dönüştürülmesini dikkate almalıdır.
• Beklenen dönüşüm faktörü aralıklarından sapmalar, talep edilmesi hâlinde araştırılmalı ve açıklanabilmelidir.

8. Çırçır İşletmelerine Özel Gereklilikler

• BCI Pamuğu her zaman fiziksel olarak ayrılmalıdır. Ayrım; materyallerin fiziksel ayrımı, zamansal (temporal) ayrım veya materyallerin fiziksel olarak tanımlanması yöntemlerinden biri ya da birkaçı ile sağlanır.
• Üretilen her BCI Pamuğu balyasının üzerinde şu bilgiler fiziksel olarak gösterilmelidir: çırçır fabrikasının kimliği; balyayı belirli bir üretim partisine bağlayan benzersiz referans; balyanın BCI Pamuğu olduğuna dair açık tanımlama.
• BCI çiftçilerinden doğrudan satın almalarda çiftçilere makbuz verilmelidir. Makbuzda alıcı/satıcı adı, AAV kodu (varsa) ve/veya çiftçi kodu, köy (varsa), tarih ve miktar bulunmalıdır.
• Aracılardan satın alınıyorsa: aracıların güncel listesi tutulmalı, her aracı ile ayrım taahhüdü içeren imzalı bir sözleşme bulunmalı ve aracıların BCI çiftçilerinden yaptığı satın alımlara ilişkin kayıtlar (çiftçi adı/kodu, satın alma tarihi, köy adı ve hacim) elde edilmelidir.
• AAV (Yıllık İzin Verilen Hacim) kodları yalnızca tahmini hacmi gösterir; her işleme karşılık fiziksel BCI Pamuğu bulunmalıdır. Sezon sonunda tüm çırçır envanterleri BCP’de sıfırlanır.

9. Fason Üretim (Outsourcing):

• Çırçırlama ve eğirme faaliyetleri yalnızca CoC Standardına sertifikalı kuruluşlarda yaptırılabilir.
• Fason üretim esnasında materyalin yasal mülkiyeti organizasyonda kalmalıdır.
• Fason üretici listesi (ad, adres, iletişim, yaptırılan faaliyet, sıklık) güncel tutulmalı; faaliyete ilk kez başlamadan önce sertifikasyon kuruluşuna bildirim yapılmalı ve imzalı bir sözleşme bulunmalıdır.
• Fason üretici ayrı bir tüzel kişilik olmalı ve organizasyonla aynı ortak mülkiyete sahip olmamalıdır. Sözleşmede fason üreticinin gerekliliklere uymayı taahhüt ettiği, kayıt tuttuğu, faaliyeti başka birimlerde yaptırmadığı ve ikinci ve üçüncü taraf denetimlerine tam erişim sağladığı yer almalıdır.

10. Markalara Özel Gereklilikler

• Fiziksel BCI Pamuğunu teslim alan tüm depolama ve dağıtım sahalarının listesi tutulmalı ve bu sahalarda ürün tanımlama/izlenebilirlik sağlanmalıdır.
• Ürün düzeyinde beyanlar yalnızca geçerli bir kapsam sertifikası ve imzalı bir ticari marka lisans sözleşmesi mevcutken yapılabilir.
• Yeni BCI Etiketi tasarımları satıştan önce, sertifikasyon kuruluşu aracılığı ile BCI Claims Ekibine sunulmalıdır.
• Yalnızca Fiziksel BCI ürünlerinin BCI Etiketi ile satılmasını sağlayan kontroller uygulanmalıdır; özellikle aynı veya benzer tarzda hem BCI hem BCI olmayan ürün satın alınan durumlarda, gerekli ayrımın açıkça görünür olmasına dikkat edilmelidir.
• Marka sahipleri, fiziksel BCI ürünü satın alan perakendecileri, Beyan Çerçevesinde (Claims Framework) yapılması gereken perakendeci beyan gerekliliklerinden haberdar etmelidir.
• Etiketli ürünlerin satın alma, envanter ve satışlarının dengeli olduğunu gösteren güncel hacim mutabakatı ve yıllık hacim özet raporları tutulmalıdır.
• Markaların depolama/dağıtım sahalarında yerinde denetim yalnızca bir risk tespit edildiğinde (şikâyet, başarısız izlenebilirlik egzersizi veya sahada işleme/üretim yapılması) gerçekleştirilir; aksi hâlde uzaktan denetim mümkündür.

11. Beyanlar ve Etiketleme

• Tüm beyanlar BCI Beyan Çerçevesine (Claims Framework) uygun yapılmalıdır.
• BCI Ürünü, başka bir sertifika veya sürdürülebilirlik programıyla çifte beyan edilemez (double-claim).
• Nihai ürünlere BCI Etiketi uygulayan organizasyonlar, etiket uygulanmadan önce satın alan markanın geçerli bir CoC sertifikasına sahip olduğunu doğrulayan bir sistem uygulamalıdır.

12. Denetim Süreci ve Uygunsuzluklar

• Denetim, üretim/dönüşüm faaliyeti yürüten organizasyonlarda mümkünse üretim sırasında yapılır. Denetim ekibine kapsamdaki tüm saha, süreç ve personele tam erişim sağlanmalıdır.
• İşçilerle, kendilerini rahat hissedecekleri ve mahremiyetin sağlandığı kendi iş yerlerinde, yönetim temsilcisi bulunmaksızın görüşülür.
• Saha incelemesinde hammadde deposu, üretim/işleme alanları, ara stok ve final ürün deposu ile sevkiyat alanlarında BCI ve BCI olmayan materyalin ayrım ve tanımlaması gözlemlenir.
• Tespit edilen uygunsuzluklar (NC) şu şekilde sınıflandırılır:

• Kasıtlı sahtekârlık (örn. beyan edilen materyale dair kayıtların değiştirilmesi) Kritik Uygunsuzluk olarak işaretlenir. Etik dışı davranış (rüşvet veya nakit teklifi dâhil) 24 saat içinde BCI’ya raporlanır ve olumsuz denetim kararına yol açar.
• Uygunsuzlukların bir kopyası kapanış toplantısı sonunda organizasyona verilir ve teslim alındığına dair imzalatılır.
• Nihai rapor ve sertifika; düzeltici faaliyet planının alınmasından (uygunsuzluk yoksa denetimin son gününden) itibaren 14 takvim günü içinde iletilir.
• Sertifika süresi en fazla 3 yıldır. Belirli uygunsuzluk eşiklerine ulaşıldığında 12 ay içinde gözetim (surveillance) denetimi gerekir.
• BCI; gerekli gördüğü hallerde ek denetimler yapabilir.

Lütfen bunun BCI Gözetim Zinciri Standardının temel gerekliliklerinden sadece bir seçme, yani bir giriş olduğunu unutmayınız. Elbette organizasyon, ilgili standardın tüm gerekliliklerini öğrenmek ve yerine getirmek zorundadır. Güncel gereklilikler için Better Cotton resmî web sitesindeki (Resource Library - Better Cotton Initiative) yayımlanmış dokümanlar esas alınmalıdır.